Ephyra Supply Chain Suite

Una solución a la medida

Buscando la optimización de los procesos productivos, administrativos y la correcta toma de decisiones, Piensa Technologies ha desarrollado el sistema Ephyra Enterprise System: una solución tecnológica de vanguardia para la gestión operativa, logística y administrativa.

Flexibilidad

Ephyra permite el acceso y control de la información de la operación y administración del negocio desde cualquier localidad (casa matriz, sucursales o en instalaciones de clientes o proveedores), sin importar la ubicación geográfica.

Para ello hemos creado un sistema basado cien por ciento en tecnología web, en donde lo único que se requiere para hacer uso del mismo es un navegador.

Ephyra cuenta con módulos configurables y adaptables a la operación de su empresa, convirtiéndose así, en un "traje a la medida" de las necesidades de proceso de información de su negocio.

Ventajas y Beneficios

Presencia global:

El sistema puede ser utilizado por clientes, proveedores y agentes de ventas desde cualquier punto a través de Internet; con el objeto de ingresar y consultar información u obtener reportes personalizados.

Bajo costo:

No requiere de software o programas "cliente" adicionales por cada PC. No requiere de largos períodos de entrenamiento de su personal para usar el sistema. Todo ello contribuye a una solución de costo accesible.

Crecimiento:

Ephyra crece de acuerdo a las necesidades y tamaño de su empresa. El mismo sistema para sus necesidades de hoy y para el futuro.

Personalizado:

Ephyra se implementa en su empresa con los mismos elementos que ya conoce su personal como: formas impresas, reportes y la imagen corporativa de su negocio.

Tecnología

Ephyra esta basado en la tecnología Web, es decir, la Tecnología de Internet para optimizar el proceso y el uso de la información en su empresa.

Haciendo uso de un navegador Web, es posible acceder a la información de su empresa y, con solo unos cuantos "clicks", obtener las últimas cifras de ventas o, datos de su mayor cliente o, enviar correo electrónico a sus colegas; todo al mismo tiempo y en la misma pantalla del Navegador Web que Usted ya conoce.

Suena interesante, ¿cierto? El incorporar tecnología Web en las aplicaciones de su empresa puede disminuir sus costos de operación. ¿Porque? Simplemente porque todos los usuarios estarán haciendo uso de la misma interfase en sus computadoras: El navegador Web. No es necesario incurrir en costos por licencias de software "cliente" para cada una de las PC´s.

Cabe destacar, que Ephyra puede ser utilizado en una cualquier sistema operativo, sin importar el tamaño o capacidad del sistema. De hecho, cualquier equipo de cómputo que cuente con un Navegador Web puede conectarse a su sistema Ephyra y obtener la misma funcionalidad.

Seguridad del sistema

Ephyra maneja y soporta los mas altos estándares en cuanto a seguridad y protección de su información por medio del uso de esquemas de criptografía avanzada. Toda la información que fluye entre Ephyra y los usuarios a través de Internet, está encriptada con mecanismos de muy alta seguridad..

A cada usuario del sistema se le otorga acceso a módulos, subsistemas, pantallas, procesos y reportes específicos de acuerdo a su nivel y funciones en la empresa..

De ésta manera Ephyra garantiza la total confidencialidad e integridad de su información..

Ingreso de órdenes

En este módulo se lleva a cabo la captura de órdenes de venta. Este documento inicia en su empresa, los procesos necesarios para la venta de bienes o servicios a sus clientes , de acuerdo al giro de su negocio.

Cada cliente puede tener asignadas listas personalizadas de productos, servicios, precios, impuestos y/o descuentos; configurables según sea necesario.

El sistema lleva el control de crédito disponible de cada cliente y los procedimientos a seguir en caso de que el crédito sea negativo por cualquier causa.

El módulo de ingreso de órdenes permite elaborar cotizaciones, inclusive asignando un período de vigencia a cada una.

Igualmente, se pueden ingresar órdenes de venta incluyendo un calendario con las fechas en que será efectiva la venta de un bien o la prestación de un servicio, así como los recursos requeridos para tales efectos.

Ephyra maneja el concepto de autorizaciones de las ordenes o las cotizaciones. De hecho, si así lo requieren las normas operativas en su empresa, cualquier documento o proceso en el sistema puede ser sujeto a autorización por parte de un supervisor o gerente.

Ephyra informará oportunamente a las personas responsables para que realicen dichos procesos de autorización y controles correspondientes.

Canales de Venta

Por medio del componente de agentes, el sistema permite el control de las ventas realizadas por cada uno de sus vendedores o agentes. Se pueden generar comisiones para agentes de ventas sobre cada factura en base a porcentajes o montos de comisión asignados a cada uno; el sistema automáticamente calcula y asigna los importes a pagar al agente.

El módulo de canales de ventas opera en conjunto con los subsistemas de Zonas o Centros de Costo y de Categorías. Permite el manejo de comisiones, descuentos e incentivos para los canales de venta y distribución, ya sean propios o terceros.

Adicionalmente, este módulo facilita el control de esquemas de venta multinivel, manejando estados de cuenta para cada unos de los agentes.

Cuentas por Cobrar y Pagar

En este módulo se pueden ingresar o importar las facturas emitidas a los clientes y proveedores, permitiendo de esta forma el manejo completo de sus operaciones y asi reducir la cartera vencida.

Sistema de inventarios: VMI / SMI

Las partes involucradas en el proceso (proveedores y clientes fundamentalmente) se dan de alta en el sistema, asignándoles claves de acceso específicas para cada usuario en relación a sus funciones.

Se ingresa a Ephyra el banco de datos que contiene el inventario de partes y productos que se desean rastrear y controlar. Cada parte lleva información como por ejemplo, su número de parte, SKU, niveles mínimos y máximos en inventario, código del proveedor de la parte o producto y cualquier otro dato relevante para la operación de su empresa con el sistema.

Se ingresan datos relativos a los ciclos de cada parte o producto en inventarios, es decir, las tasas de entrada, permanencia y salida de inventario de cada producto. Con esta información el sistema emite reportes relativos la capacidad de surtido correcto (fulfillment) y de los momentos en que se pueden presentar falta de productos (shortages).

Con la información generada por Ephyra, los usuarios del sistema pueden crear una nueva orden o ajustar órdenes existentes para satisfacer las demandas de productos y mantener la eficiencia de los inventarios al mismo tiempo.

Al generarse las órdenes, estas pueden ser enviadas de manera automática a el o los proveedores correspondientes o pueden ser retenidas hasta contar con la aprobación específica de un supervisor o usuario facultado para tal efecto quien, una vez autoriza, puede por medio del sistema, enviar la orden en cuestión al proveedor que corresponda.

Así mismo, cada orden puede ser revisada y aprobada por el cliente tanto de manera automática como de forma manual.

Las posibilidades para el manejo de sus inventarios son infinitas...

Rastreo de Embarques

Este módulo será alimentado por cada una de las etapas por las que atraviesa un embarque, desde la impresión de los documentos de salida o de embarque, hasta la recepción de la mercancía por parte del destinatario final.

Este sistema también contempla el ingreso de información referencial asignada por otros sistemas para un mismo embarque, como pueden ser: números de pedimento, guías aéreas, número de orden de compra del cliente, etc. De esta manera es factible rastrear y dar seguimiento al proceso que sigue el embarque con cualquier dato relacionado al mismo.

El sistema cuenta con formas de ingreso de puntos de control, por medio de los cuales Usted conocerá en todo momento la situación, posición y estado de cada uno de sus embarques.

Igualmente, si Usted así lo desea, sus clientes podrán acceder a la información del movimiento de sus productos a través de la página web de su empresa en Internet.

Para empresas prestadoras de servicios, como por ejemplo los transportistas, es factible la emisión de documentos asociados a la factura como pueden ser: una carta porte o guía de embarque.

Para hacer uso del sistema, cualquier usuario, ya sea local o externo, tendrá que ingresar su identificador personal y clave de acceso, manteniendo de esta forma bitácoras de uso del sistema y la seguridad de la información.

Ephyra maneja y soporta los mas altos estándares en cuanto a seguridad y protección de su información por medio del uso de esquemas de criptografía avanzada.

Manejo de catálogos

Módulo productos y servicios

Este módulo contiene la base de datos de productos y/o servicios que vende su empresa. Es un módulo totalmente configurable y que permite, entre otras funciones, el realizar cálculos varios como: ventas a granel, costo en base a medidas o peso específico, etc. con el fin de determinar costos y precios de bienes o servicios.

Así mismo, el catálogo de productos puede manejar descuentos por producto o servicio específico.

En este módulo se pueden manejar un número ilimitado de listas de precios incluyendo casos especiales como: descuentos por categorías de productos, por temporada, por almacén, por zona o ubicación, etc...

Clientes y proveedores

Los catálogos de Clientes y Proveedores son el eje central para el manejo de la operación de su negocio.

Ephyra puede configurarse para dar un tratamiento especial a cada uno de sus clientes o proveedores, ya sea en facturación, precios y descuentos, reglas de compra o venta, reportes especiales, etc.

Zonas, centros de costo y categorías

Es un excelente mecanismo para la clasificación de las operaciones de la empresa por departamentos, grupos, áreas, sucursales, etc. Es factible el análisis y la emisión de reportes por cada categoría o criterio de clasificación ingresado en el sistema.

Consultas y reporteador

Adicionalmente a los reportes tradicionales estándar ya incluidos en Ephyra, el sistema permite la elaboración de consultas o reportes de cualquier dato existente en sus bases de información. Si la información que Usted necesita la tiene Ephyra, podrá obtener análisis especializados de la misma.

Reportes Automatizados

En forma periódica, Ephyra envía por correo electrónico a los interesados, o bien, pueden consultarse en línea los reportes relativos a la operación de su negocio, entre ellos: